Privacy verklaring

ERM hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy verklaring wil ERM heldere en transparante informatie geven over hoe ERM omgaat met persoonsgegevens.

ERM spant zich in om uw privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. ERM houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring.
  • zorgen dat de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hier op willen wijzen en deze respecteren.

Als ERM zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Stichting ERM
Postbus 420
2800 AK Gouda
Tel: 085-4862480
E-mail: secretariaat@ERM.nl

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door ERM verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

  • het kunnen deelnemen aan kennisbijeenkomsten die (mede) door ERM worden georganiseerd;
  • het versturen van digitale nieuwsbrieven die (mede) door ERM worden uitgegeven;
  • het versturen van producten en publicaties;
  • het versturen van uitnodigingen (voor bijvoorbeeld vergaderingen en deelname commissies);
  • toegangsadministratie voor websites van ERM;
  • uitvoeren van de financiële administratie.

Voor deze doelstellingen kunnen wij u de volgende persoonsgegevens vragen:

  • titel(s);
  • voorletter(s), voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
  • e-mailadres;
  • (mobiel) telefoonnummer;
  • geslacht;
  • organisatie, afdeling, functie.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit nodig is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doelen. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • het verzorgen van het CRM;
  • het verzorgen van de websites die (mede) door ERM worden verzorgd;
  • het verzorgen en verzenden van nieuwsbrieven en uitnodigingen die (mede) door ERM worden verzorgd;
  • het verzorgen en verzenden van publicaties van die (mede) door ERM worden verzorgd.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hiervoor schriftelijk toestemming geeft. Wij verstrekken persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU (Mailchimp en Google Analytics).

Bewaartermijn
ERM bewaart persoonsgegevens gedurende de termijn die vereist is voor het bewaren van boekhouding en financiële administratie, dan wel op grond van de wet.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • alle personen die namens ERM van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • we zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • we testen en evalueren onze maatregelen wanneer nodig.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die we van u hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen u vragen om zich te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.